¿Que es una rueda de negocios?
Es una herramienta mercantil de reuniones planificadas y predeterminadas, que reúne oferta y demanda, a quienes ofrecen productos y servicios, y a quienes requieren de esos productos y servicios, en un ambiente propicio para realizar negocios y establecer contactos comerciales para el corto, mediano y largo plazo.
Es una plataforma muy útil y provechosa para las empresas que desean ingresar a nuevos mercados.
Ofrece la oportunidad de ampliar el portafolio de proveedores y compradores, y de evaluar el interés que genera el producto o servicio que se ofrece.
Su principal y más efectivo instrumento son las reuniones de negocios prefijadas, las que se caracterizan por ser muy objetivas y ágiles, y donde los participantes deben estar preparados para presentar sus empresas, productos y servicios de manera muy efectiva.
Claves para la organización de una Rueda de Negocios exitosa:
1 Tiempo
Para una exitosa rueda de negocios se requiere básicamente de tiempo, y son seis a ocho meses mínimo, lo que se toma para la elaboración de datos cruzados y coordinación de entrevistas, una vez definido el objetivo, temática y carácter de la rueda.
2 Difusión
Impulsar y desarrollar toda una estrategia de promoción y difusión. Se deberá contar con la folletería que refleje y promocione el evento.
Con el patrocinio de medios de prensa, se logra promocionar y difundir muy efectivamente. Las conferencias de prensa son otra muy adecuada vía de difusión y promoción del evento.
3 Ficha de inscripción y solicitud de entrevistas
La ficha de inscripción es el documento que registra e inscribe al empresario y empresa al evento, debe ser de fácil comprensión y con ejemplos que ilustren a los empresarios cómo llenar correctamente, y potenciar su empresa.
Debe incluir nombre de la empresa, ubicación, persona de contacto con número de teléfono, correo electrónico, productos que ofrece, valor agregado al producto, y una breve descripción de la empresa.
El precio justo y la calidad del producto serán vitales para captar la atención de los eventuales clientes. El documento debe también definir muy claramente los productos que ofrecerá.
Los datos facilitados por los empresarios con sus ofertas y/o demandas en la solicitud de entrevistas, servirán para hacer el matchmaking y por consiguiente la concertación de citas.
Matchmaking es un término en inglés que refiere a la mediación que una empresa o institución realiza entre oferentes y demandantes para la identificación y selección de empresas, en la programación y concertación de citas o entrevistas de negocios.
Todos los datos de la empresa quedarán en el catálogo como guía mercantil para los participantes antes, durante y después del evento.
Al momento de las citas será de gran utilidad contar con muestras de los productos, y con suficiente material de promoción y divulgación de los mismos: catálogos, afiches, trípticos, tarjetas de presentación, mapas, promocionales, etc., por lo que es muy recomendable hacerlo saber a las empresas a la hora de inscribirse.
4 Preparación empresarial
Es recomendable que quienes participan y representan a las empresas sean dos, ya que así pueden apoyarse y complementarse durante la negociación.
Preferiblemente, uno de ellos debiera ser el gerente o propietario de la empresa. Deben ser personas bien comprometidas con los objetivos de la empresa, sus productos y conocer su manejo.
Lo ideal es que tengan buenas relaciones interpersonales, capacidad de cerrar negocios, de tomar decisiones, y hablar dos idiomas en caso de participar en ferias internacionales. Es vital tener un muy buen manejo del catálogo y otros materiales de exposición.
Previo a la realización del evento, los organizadores generalmente planifican temas de capacitación para preparar a los empresarios de manera que puedan realizar contactos exitosos, por lo que es muy recomendable tomar en cuenta y participar de dichas capacitaciones.
Se les brindan técnicas de marketing, mercadeo, y de manejo efectivo del tiempo, que pueden emplear al momento de hacer negocios.
5 Inauguración
Dado que la rueda de negocios demanda una jornada completa de actividades, se sugiere que el acto de inauguración se realice la noche antes, con el debido protocolo.
Seguido del acto en el que se presentan los objetivos de la rueda de negocios, se dan los agradecimientos a los entes cooperantes, la bienvenida a los participantes, y una breve explicación de la metodología que se empleará durante la jornada de negocios.
Seguidamente se ofrece un cóctel, que ayudará a crear un ambiente favorable para que los empresarios entren en contacto y se conozcan. Es importante contar con la mayor cobertura periodística posible.
6 Jornada de Rueda de Negocios
Registro de participantes: Se realiza al ingresar al evento y se le proporciona al participante una identificación, el instructivo, la boleta de evaluación, el catálogo y la agenda de citas con los contactos más apropiados, según sus requerimientos.
Agenda de citas: Con los datos consignados en las inscripciones y solicitudes de entrevistas, el programa determina las citas de negocio para cada empresario. En el listado de citas aparecerá la hora, el código de la empresa con quien se reúne y el número de la mesa donde se llevará a cabo la cita.
Ubicación en mesa designada: A cada oferente se le asignará una mesa donde deberá ubicar toda la información y las muestras. Debe esperar allí a los clientes, de acuerdo a las citas y horas programadas.
Es recomendable tener para las citas una computadora portátil, para una breve presentación de la empresa y de los productos.
Desarrollo de la agenda de citas: Las empresas demandantes comienzan a buscar las mesas numeradas, de acuerdo a su agenda de citas, e inician con una señal de un timbre o llamado por micrófono, al término del tiempo programado, el participante deberá estar atento a su próxima entrevista.
Durante toda la jornada de citas debe velarse por mantener el horario y orden pre establecido, y deberán ser idealmente entre 15 y 30 minutos para cada una, y lograr así el mayor número de contactos. Para que los empresarios puedan concretar negocios en tan corto espacio de tiempo, deben ir muy bien preparados, por lo que es tan recomendable una capacitación previa.
El apoyo y servicio del equipo de anfitrionaas y supervisores es sumamente importante. Cada uno tendrá asignado a su cargo un grupo de empresas participantes, conociendo a la perfección la oferta y demanda de ellas, y las citas que tienen programadas a lo largo de la rueda de negocios.
Si por alguna razón el empresario no tiene contraparte, la anfitriona puede asistirle y buscar una nueva cita efectiva.
Registro de los contactos: Es muy importante llevar un registro de contactos, para no perder ninguna información de los contactos hechos y de futuros clientes.
El mismo debe tener al menos la siguiente información: nombre de la empresa demandante, persona de contacto, cargo, teléfono, email, página web, el producto en el que puso interés, compromiso generado por la empresa oferente, esto puede ser el envio de cotizacion, listado de otros productos, cotizacion de precios CIF, como ejemplos.
Evaluación de las citas realizadas: Se entregará una hoja de evaluación, y un tiempo para que el empresario evalúe cada cita de negocios, sea oferente o demandante. Debe ser una evaluación muy concreta y sutil para no perder tiempo y seguir con la siguiente cita, y para no violentar reservas propias de los negociadores.
Este será un excelente termómetro y guía a los organizadores para medir resultados de la jornada y para futuros eventos.
7 Clausura
El acto de clausura constituye un evento tan importante como el de la inauguración y generalmente se realiza con el mismo protocolo. Se agradece nuevamente a las instituciones organizadoras que apoyaron el evento.
A las empresas participantes se entregan certificados de participación, y para concluir pueden presentarse los resultados preliminares de las evaluaciones de la rueda, y de los resultados económicos generados por la misma, que es importante que los participantes conozcan.
